Copy and Paste

Anda bebas mengambil content blog ini, tapi mohon sebutkan alamat blog ini dalam tulisan Anda.

You are free to copy the content of my blog. However, please let your readers know my blog as your source.

Rabu, 07 Juli 2010

Taksir, Taksir, Taksir

Sangat sering dalam manajemen proyek, kita menaksir atau memperkirakan jadwal dan biaya suatu proyek pada awalnya (ketika kita masih sedikit sekali tahu) dan kemudian tidak pernah melihat kembali taksiran tersebut selama jalannya proyek (ketika kita sudah tahu lebih banyak dibandingkan pada awalnya). Lebih buruk lagi, kita sama sekali tidak pernah membandingkan taksiran mula-mula dengan hasil aktual untuk mengasah keahlian kita ke depan.

Praktik yang berlaku pada organisasi saya (Richard Sheridan di Ann Arbor sebagai penulis artikel asli – Y Pan) berbeda. Kami menaksir seminggu sekali untuk tiap proyek. Bahkan untuk kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya tapi belum dikerjakan, kami menaksirnya lagi. Mengapa? Alasannya sebagai berikut:

(1) Kami makin baik dalam memperkirakan kalau kami makin sering melakukannya.

(2) Kadang-kadang kami kemudian tahu hal baru dan itu membantu perkiraan selanjutnya.

(3) Kadang-kadang kami baru sadar bahwa kami tidak tahu seperti yang kami duga dan itu membantu perkiraan selanjutnya.

(4) Seringkali ketika proyek kami melibatkan teknologi baru, taksiran awal mengandung ”ketakutan” built-in; seiring kami belajar lebih banyak tentang teknologi baru dimaksud, faktor ”ketakutan” akan berkurang.

(5) Pembuatan estimasi adalah suatu diskusi yang penting di tempat kami, karena kami melakukannya sebagai aktivitas kelompok.

Cara terbaik untuk mengasah kemampuan memperkirakan atau menaksir adalah dengan mencatat dan mengikuti kejadian aktual sehingga tim yang terlibat mendapatkan masukan seberapa bagus prakiraan sebelumnya. Sedikit peringatan: Anda tidak dapat menggunakan informasi ini untuk menghukum tim yang terlibat! Akuntabilitas yang hakiki dalam menaksir bukan berarti tim Anda harus mencapai perkiraan, tapi lebih kepada mereka menginformasikan segera jika diketahui perkiraan akan meleset.

Berikut ini suatu permainan sederhana untuk melatih kemampuan dalam menaksir dan mendapatkan feedback. Ambil tiga botol kosong yang ukurannya mulai dari kecil ke sedang ke besar dan isi ketiganya dengan butiran agar-agar. Catat seberapa banyak butiran untuk memenuhi tiap botol.

Kumpulkan kelompok Anda yang berminat belajar estimasi. Lalu mintalah semua anggota menaksir jumlah butiran agar-agar di botol kecil. Bagus juga sih kalau Anda meminta mereka melakukannya berpasang-pasangan.

Berilah mereka waktu yang sangat singkat untuk menghasilkan suatu taksiran dan mintalah mereka menuliskannya. Kumpulkan data dengan meminta setiap pasang menyebutkan secara lantang perkiraan masing-masing. Tuliskan taksiran-taksiran di whiteboard atau flipchart. Lakukan hal yang sama untuk botol kedua dan ketiga.

Akhirnya, sampaikan kepada kelompok bahwa ini adalah cara yang cukup baik untuk mengestimasi. Jangan lupa berterima kasih atas input mereka dan undanglah anggota kelompok untuk mengajukan pertanyaan sebelum kegiatan dilanjutkan. Nah, seseorang akan (belum pernah gagal di pengalaman saya) bertanya sebetulnya berapa butir agar-agar yang ada di tiap botol. Mereka ingin tahu! Biarkan mereka menduga-duga sebentar kemudian katakan betapa lucunya mereka. Bagaimanapun, it’s just a jar of jelly beans.

Sekarang Anda sudah membuat mereka berada di posisi yang Anda inginkan. Tanyakan pada mereka berapa kali mereka mendapatkan data sebagai umpan balik kepada tim mereka pada topik yang jauh lebih penting dan mereka mencemooh dan menganggapnya tidak penting (maksudnya kalee: kalau untuk permainan sederhana di atas mereka sangat ingin mendapatkan umpan balik, seharusnya untuk umpan balik proyek lebih serius lagi – Y Pan). Mengabaikan umpan balik tak akan terjadi lagi...

* Terjemahan bebas dari ”Estimate, Estimate, Estimate” oleh Richard Sheridan, Ann Arbor, Michigan, US, di buku “97 Things Every Project Manager Should Know”

Tidak ada komentar:

addthis

Live Traffic Feed