XBRL atau MDM

Suatu ketika Mas Tony, rekan kantor, mengirimi saya artikel mengenai XBRL dan MDM. Wah apa itu? Eh... jangan buru-buru gitu, yang jelas ini terkait dengan kerjaan kantor. Saya buru-buru baca dan mendapati artikelnya bagus, minimal untuk menambah pemahaman saya mengenai XBRL dan MDM serta hubungan antara keduanya. Karena merasa artikel ini bagus, saya terus buru-buru menerjemahkannya. Siapa tahu ada rekan yang juga membutuhkannya.

Ini dia...

XBRL atau Master Data Management?

Kadang pilihannya jelas, kadang tidak

Oleh Robert D. Kugel (diterjemahkan oleh Y Pan)
12 September 2006

Sumber Asli: http://intelligent-enterprise.informationweek.com/showArticle.jhtml;jsessionid=B1VKDZBZQC5VLQE1GHRSKH4ATMY32JVN?articleID=192701772

Ringkasan
Master Data Management (MDM) dan eXtensible Business Reporting Language (XBRL) merupakan dua teknologi penting yang menjanjikan penyelesaian beberapa masalah-masalah utama manajemen informasi. Ventana Research yakin keduanya akan membuat perusahaan-perusahaan mampu menurunkan biaya, waktu, dan upaya yang diperlukan untuk mengumpulkan, menganalisa, dan menggunakan informasi, baik untuk tuntutan transparansi, pendukung keputusan, atau bahkan pelaksanaan proses bisnis. Sebagian pengamat menilai keduanya saling bersaing, tapi pada praktiknya masing-masing memiliki kemampuan di bidang tertentu yang paling cocok dan tidak di bidang lainnya. Bahkan di area persinggungan antara keduanya, XBRL dan MDM tidak bersifat murni eksklusif satu sama lain. Kami menyarankan perusahaan-perusahaan untuk mulai meneliti XBRL dan MDM dan mengembangkan keahlian terkait untuk menggunakan keduanya.

Pandangan
Satu tantangan manajemen informasi yang akan dihadapi organisasi-organisasi di tahun-tahun mendatang adalah persoalan kapan harus menggunakan XBRL dan kapan MDM. Ventana Research berpendapat untuk kasus tertentu pilihannya demikian jelas (bahkan jikapun ada beberapa pengecualian) dan untuk kasus-kasus tertentu lainnya baik XBRL maupun MDM dua-duanya dapat dijadikan solusi. Kami sih tidak percaya situasi akan tetap statis karena pilihan-pilihan teknologi, teknik, perangkat, dan aplikasi akan terus menerus berkembang. Sementara kami memandang pendukung masing-masing mengkampanyekan keunggulan satu atas yang lainnya, proses seleksi akan menghasilkan yang terbaik. Sebagai contoh, pada banyak kasus, perusahaan akan menggunakan MDM untuk menfasilitasi proses penandaan (tagging) XBRL terhadap data. Sebaliknya, XBRL mempunyai "master data" -nya sendiri dalam bentuk ”tanda-tanda” (tags). Perluasan XBRL yang spesifik untuk satu perusahaan tentunya harus dikelola sebagaimana item master data lainnya, khususnya karena MDM memainkan fungsi utama dalam mengelola berbagai hirarki data dan struktur bisnis lainnya. Nah, menurut kami, organisasi-organisasi perlu mengembangkan kemampuan pada dua teknologi ini. Lebih cepat, lebih baik.

Di satu sisi, kami meyakini XBRL adalah pilihan yang jelas bilamana data harus di-shared dengan pihak luar organisasi dan tujuannya adalah untuk mengeliminasi (atau mengurangi semaksimal mungkin) kerja atau upaya terkait dengan pengambil data eksternal kemudian penggunaannya untuk suatu keperluan proses bisnis. Tanda-tanda data (data tags) memastikan sistem komputer memahami konteks dari informasi secara jelas dan konsisten, apapun tujuan penggunaan data itu. Jika tanda-tanda (tags) itu sesuai dengan standard eksternal tertentu (misalnya berlaku nasional atau bahkan internasional – Y Pan), konteks data akan bersifat universal dan persisten. XBRL biasanya dikaitkan dengan data finansial karena saat ini kebanyakan proyek terlihat berada di area pelaporan keuangan (financial reporting) perusahaan untuk memenuhi kewajiban regulatoris tertentu. Namun demikian, data yang telah ditandai secara XBRL (mungkin dalam Bahasa Indonesia sebaiknya disebut “data XBRL” saja – Y Pan) dapat digunakan untuk proses bisnis apapun yang membutuhkan pertukaran atau sharing informasi. Kemampuan sharing tersebut sangat bernilai jika data yang terlibat sangat besar dan reguler, ketika data harus dipertukarkan antara banyak partisipan dalam suatu proses bersama (seperti pada proyek rekayasa atau konstruksi), atau ketika diperlukan straight-through processing. Pendek kata, penerapan XBRL yang paling mungkin di luar pelaporan keuangan adalah pada area electronic data interchange (EDI), karena XBRL dapat langsung memenuhi kebutuhan dan struktur data terkait EDI.

Di sisi lain, informasi yang sangat granular (detil – Y Pan) yang digunakan hanya di dalam suatu perusahaan lebih sesuai dan lebih efisien dikelola dengan MDM. Pembuatan dan pemeliharaan (terutama pemeliharaan) daftar item data yang konsisten lintas waktu dan lintas unit kerja suatu organisasi besar (misalnya data pelanggan tertentu, produk individual tertentu, tiap-tiap komponen CoA, dll) akan lebih mudah dikelola dengan MDM. Contoh, sebagian data harus dikelola pada level sangat detil, sementara XBRL tidak mudah memastikan eliminasi duplikasinya. Perusahaan-perusahaan cenderung memilih pengelolaan struktur akun di GL yang mereka miliki sehingga pentotalan dan pengelompokan mengikuti suatu standard internal tertentu (contoh, metode spesifik untuk mengelola hirarki data pelanggan) atau standard eksternal tertentu (seperti level detil yang paling rendah pada laporan keuangan berbasis XBRL).

Ukuran perusahaan agaknya akan memiliki dampak terhadap pilihan antara XBRL dan MDM. Perusahaan kecil – mungkin yang memiliki kurang dari 10.000 pegawai dan pastinya yang memiliki kurang dari 2.500 pegawai – kemungkinan tidak memiliki sumber daya yang cukup atau tidak memiliki kebutuhan MDM. Perusahaan-perusahaan kecil tersebut kemungkinan memiliki lingkungan manajemen informasi yang lebih sederhana dan akan lebih fokus pada pengembangan sumber daya dan keahlian terkait XBRL untuk keperluan pelaporan internal, pelaporan eksternal, dan eksekusi proses.

Penilaian
Ventana Research menilai semua perusahaan, terutama korporasi Global 2000, harus mulai mengembangkan kemampuan XBRL dan MDM di dalam unit kerja keuangan (finance) dan TI-nya. Manajemen informasi merupakan satu persoalan dari persoalan-persoalan yang menekan organisasi / unit TI pada saat ini (2006 dan kemungkinan besar masih sampai hari ini – Y Pan). Kesulitan dalam pengelolaan konsistensi data intra- dan inter- unit kerja dan organisasi mendorong naiknya biaya, menyebabkan lambatnya pelaporan internal dan eksternal, dan menghambat penerapan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien. Pada saat ini, keahlian XBRL dan MDM kelihatannya baru sebagai suatu yang nice to have, tapi kami menduga adopsi XBRL dan MDM oleh perusahaan-perusahaan akan segera bertambah cepat, seiring dengan pemahaman yang lebih baik mengenai nilai bisnis sebenarnya dari kedua teknologi ini. Kami menyarankan perusahaan-perusahaan untuk segera memulai pilot programs / projects dengan sasaran yang moderat sekaligus cukup berarti bagi perusahaan.

Lihat juga artikel terkait:
Master Data Management
Arsitektur Sistem Informasi