Faktor Sukses Sistem Informasi

Teknologi informasi berkembang demikian pesatnya sehingga sistem informasi yang di masa lalu berbasis kertas dan tinta berubah wajah hanya dalam tempo beberapa dekade. Fenomena ini menyebabkan perubahan budaya manusia dalam mengolah informasi, bahkan secara revolusioner (lihat posting sebelumnya mengenai evolusi dan revolusi informasi). Mengingat fenomena tersebut dan karena informasi menempati posisi sentral dalam kehidupan manusia baik sebagai individu otonom maupun sebagai masyarakat, suksesnya individu dan masyarakat dalam mengelola informasi berarti sukses kehidupannya. Oleh karena itu cukup relevan buat kita membahas faktor sukses manajemen informasi umumnya dan khususnya sistem informasi.

Menurut literatur di bidang sistem informasi, manajemen informasi, manajemen data, atau apapun istilah yang digunakan, kualitas informasi merupakan faktor sangat penting. Tanpa kualitas sistem informasi yang dibangun secanggih apapun menjadi tak berarti. Betapapun SDM dan teknologi "terbaik" digunakan untuk membangun dan mengoperasikannya.

Singkatan CIA mungkin mudah diingat untuk merujuk pada aspek-aspek kualitas informasi yang umum digunakan, yaitu confidentiality, integrity, dan availability. Menurut hemat saya yang paling penting dari ketiga -ity dimaksud adalah integrity. Informasi menjadi tidak berharga jika tidak mengandung kebenaran. Kalimat terakhir ini memang moderat banget karena saya kuatir dengan argumen bahwa dalam realita kehidupan kebenaran nggak selalu hitam putih.

Integritas adalah satu konsep yang sangat tua dan membentuk karakter dasar, dalam hal ini karakter informasi. Kalau kita kaitkan dengan manusia sebagai mesin pengolah informasi yang berarti sistem informasi juga (lihat posting Sistem Informasi... Apa Sih?), maka kualitas sistem informasi berupa manusia seperti saya dan Anda menjadi relevan pula secara paralel untuk dibahas. Pertimbangannya adalah menurut keyakinan saya manusia adalah mesin pengolah informasi paling canggih, melebihi kehebatan internet dan web 2.0. Lagipula, kehebatan internet dengan triliunan kata atau lebih tidak mungkin terjadi tanpa manusia yang menjadi produsen kontennya.

Selanjutnya, bagaimana kita mengetahui apakah sistem informasi berkualitas atau tidak? Dalam hal ini yang menjadi diskusi pokok adalah karakter integritasnya. Menurut rujukan-rujukan dari ratusan bahkan ribuan tahun lalu, paling tidak ada tiga ciri sistem informasi ini memiliki integritas. Pertama, output yang keluar adalah output yang benar. Kalau salah karena ketidaktahuan atau ketidaksengajaan, kita mungkin bisa memberi toleransi (lihat posting Tipologi Kecurangan Pengelolaan Informasi). Sebaliknya, kalau output yang dikeluarkan salah karena manipulasi, hm Anda tahu apa yang harus dilakukan. Namun demikian, jika kita bagian dari sistem yang sakit, justru kita tidak melakukan yang seharusnya.

Kedua, ciri sistem informasi yang berintegritas tinggi adalah dia dapat diprediksi. Ketidakpastian relatif rendah. Unsur ego di dalamnya tidak pernah ingkar atau mangkir dengan sengaja dalam melaksanakan tugas sesuai dengan tingkat layanan yang dijanjikan (agreed service level). Janji tersebut dalam cukup banyak kasus disakralkan dengan sumpah atas nama Tuhan. Nah kalau kita bicara mengenai individu manusia sebagai sistem informasi tercanggih, baik nafsu, pikiran, dan nuraninya bekerja sesuai fungsi masing-masing dalam harmoni.

Ciri ketiga adalah suatu yang terkait dengan mentalitas "ini tanggung jawabku, bukan sekedar pekerjaanku" -- mentalitas yang harus merasuki unsur SDM dalam suatu sistem informasi. Pernah terjadi seorang presiden perusahaan menyamar layaknya a mysterious guest dan bertanya kepada seorang penggembala informasi, "Mengapa tak Anda jual saja informasi gembalaanmu ini padaku? Toh, employer Anda tidak akan tahu, bahkan siapa saja tidak akan tahu." Apa jawaban si penggembala informasi yang memang bukan baron informasi (istilah yang diperkenalkan Pak Dimitri Mahayana* ke saya)? "Where is God?" Incredible, what an answer!

Sebagai rangkuman, dapat dikemukakan bahwa faktor keberhasilan utama sistem informasi adalah kualitas informasi, utamanya integritas. Indikatornya ada tiga: (1) informasi yang dikeluarkan adalah output yang benar, tidak mengandung kebohongan; (2) sistem informasi tersebut tidak melanggar SLA, suatu yang dijanjikan; dan (3) unsur ego pengelolanya dikalahkan mentalitas menjaga amanah. Jadi, bila kita sedang membangun sistem informasi dan/atau mengoperasikannya, atau minimal kita bermaksud menjadikan diri sendiri sistem informasi yang lebih baik, patut diingat faktor keberhasilan yang paling utama ini.

* Dimitri Mahayana adalah... ah mending Anda cari sendiri ya lewat Google.